Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması:
MALİYE Bakanlığı Vergi Usul Kanunu’nun verdiği yetkiye dayanarak 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükelleflere elektronik fatura düzenleme ve alma zorunluluğu getirmiş olup, bu kapsama giren mükellefler aynı zamanda elektronik defter tutmak zorundadır. Anılan genel tebliğe göre elektronik defter uygulamasına 2014 takvim yılı (elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1 Eylül 2014 tarihi itibarıyla elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir) içerisinde geçilmesi zorunludur. Tabiatıyla, zorunluluk kapsamına girmeyen mükelleflerden isteyenlerin de gerekli şartları yerine getirmeleri ve izin almaları halinde elektronik defter tutabilmesi mümkündür.
Diğer taraftan, Türk Ticaret Kanunu’nun 64. Maddesinde de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili hükümler mevcut olup, elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış ve (yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteri için) kapanışlarında noter onayı aranmayacağı belirtilmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nca yayımlanan Vergi Usul Kanunu Sirküleri/67 ise elektronik deftere geçiş süreleri ile ilgili açıklamalar yer almaktadır. Buna göre, elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;
a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren,
b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
c) Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde,
elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.
Yukarıda belirtilen kanunların verdiği yetkiye istinaden 13 Aralık 2011 tarihli Resmi Gazete’de Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca müştereken Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1) yayımlanmıştır. Anılan genel tebliğde; gerek Vergi Usul Kanunu ve gerekse Türk Ticaret Kanunu kapsamında defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.
Tebliğ kapsamında kendilerine izin verilenler, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Aksi takdirde defterler hiç tutulmamış sayılır. Elektronik defter izni şu an itibarıyla sadece yevmiye defteri ve büyük defter –defteri kebir- için verilmektedir.
24 Aralık 2013 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2 Sıra No’lu Genel Tebliğle yukarıda belirtilen 1 Sıra No’lu Genel Tebliğde bazı değişiklikler yapılmıştır.
Elektronik defterler, ilgili olduğu ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar gerçek kişilerde kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalanacak, tüzel kişilerde ise kendilerine ait mali mühür ile onaylanacaktır. (Kurumlarda son ay için süre; kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadardır) Bu şekilde imzalı veya mühürlü defterler elektronik defter uygulaması aracılığı ile Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayına sunulacaktır. Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçecektir. Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar gerektiğinde ibraz edilmek üzere elektronik defterlerle birlikte muhafaza edilecektir.
Yıl içinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.
Elektronik defterlerle ilgili olarak www.edefter.gov.tr sitesinde gerekli açıklamalar ve yönlendirmeler mevcuttur.