Acil durum eylem planlaması
EYLÜL ayında İstanbul’da yaşanan deprem hepimize acil durum anlarında ve sonrasında nasıl davranmamız gerektiği konusunda ne kadar yetersiz olduğumuzu tekrar hatırlattı.
Sigortacılık risk yönetimi çerçevesinde deprem, yangın, terör saldırısı gibi riskler, teknik riskler olarak kategorize edilir ve şirketin kayıp yaşamaması için şirketin risk kabul süreçleri ve otorizasyon kontrolleri en önemli risk azaltıcı önlemler olarak uygulanır. Risk yönetimi çerçevesinde diğer bir önemli konu olan iş sürekliliği deprem ya da diğer felaketlerle sekteye uğradığında şirket yöneticileri ve çalışanlar olarak yapılması gerekenlerin ne kadar farkındayız?
İş sürekliliğini sağlayabilmek için öncelikli olarak kriz/felaket anında ve sonrasında çalışanların sağlık ve emniyetlerini güvence altına almak gerekir. Sadece sigorta şirketleri için değil hayatın her alanında acil durumu yönetebilmek için farkındalık ve planlama ön şarttır. Bu da ancak “Acil Durum Eylem Planı” ile gerçekleşebilir.
Acil Durum Eylem Planı’nın içeriği 6331 numaralı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu tarafından belirlenmiştir. Buna göre işyerlerindeki çalışan sayısına göre ve sektörlerin risk derecesine göre alınması gereken önlemlere bu planda yer verilir. Ayrıca yine risk derecesine göre İş Sağlığı ve Güvenliği’nden sorumlu bir uzman da şirketlerde görevlendirilmektedir. Kanuna uyum açısından bu görevlerin verildiği ve planların tamamlandığından eminiz, ancak kriz anında bu planları ne kadar uygulayabiliyoruz? Birçok şirkette bina yönetimi tarafından gerçekleştirilen yıllık yangın tatbikatları maalesef panik anında çok da etki gösteremiyor.
Acil Durum Eylem Planı’nın etkin ve sürdürülebilir olması için çalışanlar arasında farkındalık oluşturmak ve çalışanlara bu konu hakkında düzenli olarak eğitim vermek gerekir diye düşünüyorum. Ancak bu eğitim ve farkındalık çalışmalarının özellikle görsel iletişim araçları kullanılarak ve örnek uygulamalar içererek düzenlenmesi, eğitimin etkinliğini artıracaktır.
Diğer bir önemli adım da, genelde şirketlerde insan kaynakları ve idari işler ekiplerinden oluşan Acil Durum Yönetimi (Kriz Yönetimi) Ekibi’nin şirket içinde tüm çalışanlar tarafından tanınmasının sağlanmasıdır. Ayrıca bu ekipte yer alan kişilerin kriz anından üst yönetim ve çalışanlarla etkin bir iletişim sağlaması için gerekli iletişim araçlarının ve hatta mesajların bile önceden hazırlanması kriz anında ekibe büyük fayda sağlayacaktır.
Buna ek olarak, özellikle plazalarda katlar bazında oluşturulacak tahliye ve ilk yardım ekipleri ile bunların yöneteceği iletişim grupları (WhatsApp ya da SMS grupları olabilir, çünkü deprem anından mobil telefon hatları kullanılamamaktadır) kriz anında etkin aksiyon almaya yarayabilir.
Bu yöntem, kriz anında kritik kararları alacak şirket yönetim ekibi ile (Kriz Karar Komitesi) Acil Durum Yönetimi ekibi arasındaki iletişimde de kullanılabilir.
Son olarak, acil durum eylem planının etkisini artıracak diğer bir yöntem de şirkette “kriz simülasyonu” yapmaktır. Bu çalışma sırasında, şirketin üst yönetici ekibi ve/veya Kriz Yönetim Ekibi ile daha önceden belirlenmiş bir senaryo kullanılarak, rollerin belirlendiği bir yapay kriz ortamı yaratılır. Belirli bir süre içerisinde kriz senaryosunun çeşitli aşamaları bağımsız bir kişi tarafından o anda ekibin verdiği tepkiler, karar alma mekanizmaları ve plana ne kadar uydukları analiz edilir. Bu şekilde uygulanan bir simülasyonun sonuçları, acil durum gerçekleşmeden şirketin eylem planındaki iyileştirme alanlarını proaktif olarak belirlemeye yarayacaktır.
